La guida definitiva allo smart working aziendale nel 2022

smart working

Lavoratori a distanza. Professionisti mobili. Nomadi digitali. 

Chiamiamoli come volete, ma i lavoratori in smart working sono il futuro.

Se sei curioso di sapere perché così tante persone stanno seguendo questa tendenza o come potrebbe avvantaggiare la tua attività, questa è la guida che fa per te

Esploriamo come funziona il mondo del lavoro a distanza e di cosa hai bisogno per iniziare ad essere un leader empatico.

 

Che cos'è il lavoro agile o smart working

Lavoro Agile o Telelavoro o Smart Working significa lavorare da remoto, da casa o da un altro luogo fuori dall’ufficio. Da non confondere con il lavoro autonomo freelance, ossia di un accordo di lavoro tra un’azienda e un dipendente. L’idea è che il dipendente sia costantemente in contatto con l’azienda tramite canali di telecomunicazione come telefono, e-mail e videoconferenza quando non ha bisogno di recarsi in ufficio.

Secondo Global Workplace Analytics, lo smart working è cresciuto del 115% dal 2005, anche a causa della pandemia in corso. È quasi 10 volte più veloce del resto della forza lavoro. La ricerca mostra anche che:

      Dall’80% al 90% delle persone afferma che vorrebbe lavorare in smart-working almeno una parte della settimana;

      Il 36% preferirebbe il telelavoro a un aumento di stipendio e il 37% preferirebbe un taglio di stipendio pur di avere la flessibilità;

      I dipendenti si sentono maggiormente coinvolti al lavoro quando sono fuori sede tre o quattro giorni alla settimana;

      Per il 95% delle aziende, il telelavoro aumenta la fidelizzazione dei dipendenti;

      6 datori di lavoro su 10 godono di notevoli risparmi sui costi.

E questo è solo l’inizio. Uno studio dell’International Foundation of Employee Benefit Plans ha rilevato che il 74% dei datori di lavoro offre ora l’opzione per il telelavoro, proprio consapevole di tali vantaggi. 

Ti chiedi perché non hai ancora capito la sua utilità e perché fatichi a inserirlo nelle tue attività?

Non preoccuparti. Prima di colpire le parti interessate con i numeri, considera se il telelavoro è davvero la mossa migliore.



Quali tipi di aziende offrono il lavoro agile?

Per quanto impressionante possa sembrare, lo smart working non è una soluzione universale.

Le attività che richiedono il contatto faccia a faccia, la manutenzione delle apparecchiature e tutte quelle che richiedono necessariamente una presenza fisica, non si prestano bene agli ambienti remoti.

Come regola generale, il lavoro da remoto rientra in due categorie: è online e/o è indipendente.

Il telelavoro funziona particolarmente bene per le aziende nei seguenti settori:

      Vendite e marketing;

      Customer Care;

      Informatica e tecnologia;

      Istruzione e formazione;

      Amministrazione.

Le società di tutte le dimensioni che hanno inserito lo smart working nel loro play-book aziendale, riportano risparmi elevati sui costi grazie ai programmi di telelavoro su vasta scala.

Naturalmente, alcuni ruoli si traducono in ambienti virtuali meglio di altri.

La maggior parte delle aziende valuta l’idoneità caso per caso, in base ai requisiti di lavoro del candidato, alle prestazioni passate e al tempo trascorso nel ruolo in corso.

Come creare una politica adeguata allo smart working

In una forza lavoro remota, c’è un maggiore potenziale per aspettative poco chiare. I problemi di comunicazione possono aumentare rapidamente senza una politica chiara in atto.

È necessario fissare obiettivi chiari fin dall’inizio, affinché le cose possano procedere per il meglio.

Non troverai un set di parametri perfetto per ogni azienda, tuttavia, la regolamentazione dello smart working dovrebbe coprire quanto segue.



Idoneità e approvazione

Hai bisogno di un processo formale per il controllo e l’approvazione dei dipendenti remoti? Stai cercando atteggiamenti specifici o etica del lavoro nei tuoi candidati (come una forte comunicazione o reattività)? Dovrebbero passare attraverso i supervisori o più in alto nella catena di comando?

Tutto ciò va specificato.



Flessibilità

Quanti giorni alla settimana possono telelavorare i dipendenti, se non a tempo pieno? Dipende dall’anzianità o da altri fattori?

I tuoi dipendenti dovrebbero essere raggiungibili durante le ore lavorative principali? O hanno la libertà di scegliere mentre portano a termine il lavoro?

Anche questo va chiarito in fase di concessione dello smart working.

 



Attrezzature e sicurezza informatica

Fornirai ai tuoi dipendenti da remoto qualsiasi attrezzatura (come computer, telefoni, scrivanie o forniture per ufficio), o dovranno usare i propri presidi?

Le password sono sufficienti per proteggere i tuoi dati aziendali o hai bisogno di crittografia e tracciamento GPS? I dipendenti dovrebbero evitare il wifi non protetto dei coffee shop?

Queste sono premesse che devi chiarire prima di aprirti a questa possibilità in azienda.



Area di lavoro e posizione

Il tuo dipendente dovrebbe lavorare in uno spazio dedicato ed adibito ad ufficio, o qualsiasi posto va bene?

Rivolgiti al tuo team legale, ma potresti essere responsabile di infortuni durante l’orario di lavoro.

Comunicazione

Quali sono i modi migliori in cui i dipendenti possono contattarti? Imposterai chiamate di check-in regolari?

Saranno richieste visite in loco frequenti (mensili o trimestrali)? Come puoi facilitare l’accessibilità dei tuoi dipendenti da remoto?

Detto questo, potresti dover aggiornare la tua politica man mano che impari cosa funziona e cosa no.



Best practice per la gestione remota del team

Ora che abbiamo coperto i pro, i contro, le politiche e ciò che stanno facendo altre società di telelavoro, concluderemo con tre best practice per la gestione del team remoto dei sogni.



1. Utilizzare una piattaforma di comunicazione

La comunicazione virtuale non deve essere un ostacolo. Spesso le conferenze meglio pianificate, per telefono e sul Web, si rivelano incontri estemporanei per fare le cose insieme.

Prova uno strumento di videoconferenza e audio come Zoom, Skype for Business o Slack. E non solo per collaborare.

Diventa creativo con modi per creare fiducia e connessioni nel tuo team, come condividere foto stravaganti in ufficio o impostare chat “divertenti” dedicate.



2. Vai al cloud

È facile perdere traccia dei progetti all’interno di un team dislocato.

Approfitta dei provider di file hosting basati su cloud come Dropbox e Google Drive per sincronizzare e archiviare il lavoro online.

Trello, Basecamp o uno di questi strumenti di gestione dei progetti possono anche mantenere tutti organizzati e tenere traccia della produttività.



3. Festeggia il successo

Tecnicamente, il feedback fa parte del coaching. Ma è più importante e più facile da dimenticare quando si lavora da remoto, quindi qui merita un posto tutto suo.

Per creare una grande cultura del feedback:

      Coinvolgi l’intera squadra;

      Quando è possibile, trova il tempo in faccia per esprimere critiche costruttive per stimolare i lavoratori a fare sempre meglio;

      Quando il tuo dipendente fa un ottimo lavoro, faglielo sapere!

Può sembrare ovvio, ma alcuni supervisori non si rendono conto di aver lasciato i lavoratori remoti in sospeso, o degli effetti negativi.

Il feedback positivo (e dettagliato) crea uno straordinario spirito di squadra.



Conclusione

Non sei ancora completamente convinto se lo smart working può fare al tuo caso?

Inizia in piccolo con una manciata di dipendenti, misura la produttività e implementa una struttura di telelavoro più ampia se tutto va bene.

Considerando l’impatto positivo sull’azienda e sui suoi dipendenti, vale la pena considerare il telelavoro prima che lo facciano i concorrenti, rubandoti le migliori risorse interne.



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